オフィスを移転する場合には、しっかり準備をしてチェックポイントを把握して置く必要があります。というのは、日々実務は毎日動いていますので、引っ越しをしたから、落ち着いていないということを理由に停滞することは許されません。というのは、引っ越ししたということは、基本的には取引先には全く関係ないことですので、ほぼ完璧に引っ越しを終わらせる必要があります。そのためには、しっかり準備をして、移転を実行するということが必要になります。そこで、オフィスを移転する場合にどういう点をチェックする必要があるのか、ご案内します。
オフィスの移転に関しては大きく分けると、
・オフィス移転計画
・オフィス選定
・契約
・オフィスプランニング
・オフィス移転手続き
になります。そこでどういう点をチェックする必要があるのかご説明します。
オフィス移転計画
まず、オフィスを移転する前には計画を立てることが必要です。無計画に移転をしてしまうと、様々な問題が生じてきますので、まずはどのようなチェックする必要があるのか、ご案内します。まず、オフィスを移転するということで決まったら、まず、賃貸借契約の内容を再チェックしましょう。ここでチェックしておくことは
・解約の時期はいつか
・敷金や保証金の返金が出来るのかどうか
・原状回復の費用や原状回復の範囲をチェック
・原状回復をする場合のコストや業者をチェックする
オフィス選定
オフィスの移転計画が出来たら、今度は具体的にオフィスをどこにするのかということをチェックします。こちらは社員や取引先が利用するオフィスになるので、様々なチェックするポイントがあります。
・立地条件について
立地条件は、最寄り駅からの徒歩圏だけではなく、そのオフィスの周辺の環境はどうかということもチェックする必要があります。ここでチェックしておきたい施設としては、
・銀行、郵便局、役所等の所在地、所要時間
・飲食店・商業施設の有無
・周辺の道路状況、人の流れ
・他の入居テナントにはどういうテナントが入居しているのか
などです。これらの環境状態をチェックしたあとは、ビルそのものについてのチェックが必要です。これらは大別すると、
・ビルの状態
・室内
・設備
・管理
・コスト
の5つのポイントがあります。ビルの状態や室内、設備については、仕事をする環境において利便性が高いかどうか、仕事がしやすいかどうかという点をチェックしましょう。具体的には、トイレや廊下は清潔さが保たれているかどうか、エレベーターの数や広さは適当かどうかという点なども大事です。また、設備でも、電話やインターネットなどの通信環境はどうなっているのかということもチェックするポイントになります。また、ビルの管理も大事で、ここでは管理会社、管理人は常駐かどうか、防災やセキュリティシステムはどうなっているのか。避難経路や、ビルの使用時間、日曜祭日の使用は可能かどうかという点もチェックしましょう。あとはコストです。この場合のコストとは賃料のことをいいますが、賃料でもチェックするポイントとしては、
・賃料
・共益費
・敷金・保証金
・付加使用料等
・償却費
・更新料
・礼金
・預託金
などがチェックポイントになります。
契約
物件が決まって契約ということになった場合には、一般的に不動産会社が必要書類等を案内してくれますので、それに従えばいいでしょう。
オフィスプランニング
オフィスの契約が完了したら、今度はどういうオフィスにするのかということになるので、こちらもオフィスプランニングの企画会社にこちらの希望を伝えてプランを立てていくようにしましょう。
オフィス移転手続き
オフィスを移転した場合にもいろいろな手続があります。大きく分けると
・各官公庁への届け出
・移転の挨拶状の手配
・取引先への連絡
・社内印刷物の手配や作成
などです。
